Gestionale su misura o in abbonamento: chi si adatta a chi?

La richiesta arriva quasi sempre nella stessa forma: quanto costa farlo su misura. È una domanda legittima e capisco perché venga prima di tutte, ma mette a confronto un prezzo e un canone, che sono due cose che non stanno sulla stessa riga.

La domanda che conviene fare è un'altra: chi si adatta a chi.

Il canone non è un costo, è una rata

Il prodotto in abbonamento ha un vantaggio vero, e va detto subito da chi come noi vive di sviluppo: parte lunedì. Niente analisi, niente attesa, niente da costruire. Per molte aziende questo chiude la discussione, e fanno bene.

Solo che il canone ha una forma sua. Cresce con gli utenti, cresce con i moduli che a un certo punto ti servono, e non finisce mai. Un progetto su misura concentra la spesa all'inizio e poi lascia una manutenzione, che è molto più bassa ma non è zero: se qualcuno te la racconta come zero, ti sta vendendo qualcosa.

Il confronto onesto quindi non è prezzo contro canone. È quanto spendi in cinque anni nell'una e nell'altra ipotesi, contando tutto. E in quel conto c'è una voce che non compare in nessuno dei due preventivi.

Il costo di piegare l'azienda al software

È la parte che vedo più spesso quando mi passano un sistema esistente da integrare, e quasi nessuno la considera un costo.

Il prodotto a scaffale copre quasi tutto quello che fai. Quel poco che resta fuori si sistema come si può: un campo note usato per qualcosa che non c'entra, un foglio di calcolo tenuto a fianco perché quella cosa lì dentro non si può fare, un export e un reimport ogni lunedì mattina, una persona che ogni fine mese riconcilia due elenchi che dovrebbero essere lo stesso elenco.

Nessuna di queste voci ha un prezzo scritto da qualche parte. Tutte hanno un costo, si paga ogni giorno, e cresce insieme all'azienda.

C'è poi una conseguenza meno visibile e più seria: dopo un po' il processo aziendale smette di essere quello giusto e diventa quello che il software permette. Se il modo in cui lavori è un vantaggio competitivo, questo è il momento in cui lo stai buttando via per risparmiare su un canone.

Quando il prodotto in abbonamento è la scelta giusta

Lo dico volentieri, anche se da chi sviluppa su misura ci si aspetta il contrario: nella maggior parte dei casi il prodotto pronto è la risposta corretta.

• Quando i processi sono standard, cioè fatturi, gestisci magazzino e scadenze come chiunque altro nel tuo settore.
• Quando le integrazioni con macchinari, fornitori o portali sono poche e già previste dal prodotto.
• Quando il numero di persone che lo useranno resta piccolo, perché è lì che il canone per utente resta leggero.
• Quando il modo in cui lavori non è il tuo vantaggio: se il vantaggio è il prodotto che vendi o la rete commerciale, il gestionale deve solo funzionare e sparire.

In queste condizioni costruire da zero significa spendere di più per riottenere qualcosa che esiste già, e spesso peggio.

Quando i processi sono troppo tuoi

Il ribaltamento avviene quando il modo di lavorare è la cosa che ti distingue, oppure quando la tua filiera ha una forma che nessun prodotto generico ha previsto.

Capita spesso nelle aziende manifatturiere: un flusso di commessa che non somiglia a nessun altro, cataloghi con varianti che il prodotto standard non sa rappresentare, dati che devono arrivare da un macchinario o da un fornitore in un formato suo. Con Lumico abbiamo lavorato proprio su questo, una piattaforma B2B per la gestione dei grandi cantieri, dove il processo era troppo specifico perché un prodotto a scaffale lo potesse contenere.

Il segnale da riconoscere è semplice: se stai valutando prodotti e in ognuno trovi la stessa cosa che non si può fare, e quella cosa è centrale nel tuo lavoro, hai già la risposta.

Cosa c'è davvero dentro un preventivo su misura

Questa parte la scrivo io, quindi so quali voci vengono lette e quali saltate.

Analisi e sviluppo sono quelle che tutti guardano. Poi ci sono tre voci che chi legge tende a considerare accessorie, e che nella pratica decidono se il progetto va bene o male.

La migrazione dei dati è la prima, ed è quasi sempre sottovalutata. Portare dentro anni di anagrafiche, storico ordini e documenti da un sistema che li ha organizzati a modo suo è lavoro vero, e va fatto prima che qualcuno inizi a usarlo davvero.

La formazione è la seconda: un gestionale su misura fa esattamente quello che serve, ma nessuno lo ha mai visto prima e non ci sono tutorial in giro.

L'evoluzione è la terza, e la metto sempre esplicita. Un gestionale non è finito il giorno della consegna: l'azienda cambia e il software la deve seguire. La differenza rispetto all'abbonamento è che qui decidi tu cosa cambiare e quando, invece di aspettare che finisca nella roadmap di qualcun altro.

La domanda da fare

Non è quanto costa. È: nei prossimi cinque anni, chi si adatta a chi.

Se la risposta è che ti adatti tu, e la cosa a cui ti adatti è proprio quella che sai fare meglio della concorrenza, allora il canone basso non è un risparmio.

Se invece i tuoi processi somigliano a quelli di tutti gli altri, il prodotto pronto è la scelta giusta e chi ti propone di costruire da zero ti sta facendo spendere di più per avere di meno. Quando ne parliamo per un gestionale su misura, la prima cosa che facciamo è capire in quale dei due casi sei, e succede spesso che la risposta sia la seconda.